О сроках хранения документов по личному составу

Сообщаем, что 18.06.2017 опубликован Федеральный закон №127-ФЗ от 18.06.2017 "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (размещен на официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru 18.06.2017), который вносит уточнения, в том числе и в Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" относительно сроков хранения документов по личному составу. В частности, появились новые статьи, посвященные срокам хранения документов по личному составу.

Напомним, что хранить документы по личному составу организации обязаны по закону, который относится ко всем без исключения юридическим лицам, а также индивидуальным предпринимателям (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

Документы по личному составу определены в Перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Например, к таким документам относятся личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.); трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел; личные карточки работников, в том числе временных работников; документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных и др.

К основным изменениям законодательства можно отнести следующие:

Во-первых, введена новая статья 21.1 "Установление и исчисление сроков хранения архивных документов". Так, установлен единый порядок начала исчисления сроков хранения - сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Кроме того, закреплено, что сроки хранения архивных документов устанавливаются только федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также определенными перечнями документов. Данные перечни могут утверждаться федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, федеральными органами государственной власти и иными органами государственной власти в отношении подведомственных им организаций, а также полномочным органом государственной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Центробанком РФ в отношении кредитных организаций.

Во-вторых, специальному регулированию подверглись сроки хранения документов по личному составу. Новая статья 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" закрепила правило, согласно которому документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Ранее в государственных и муниципальных архивах, в которые поступали документы по личному составу ликвидированных организаций, если документы созданы до 2003 года - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания, а в иных организациях - не менее 75 лет со дня создания; документы по личному составу, созданные после 2003 года - 50 лет соответственно.

Таким образом, в настоящее время сроки хранения документов по личному составу не зависят от места хранения документов. Особо отметим, что вышеназванные сроки хранения не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

В-третьих, внесены дополнения в особенности гражданского оборота документов архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности. В частности, установлен 30-дневный срок для сообщения новым собственником документов архивного фонда о переходе к нему прав собственника в соответствующий государственный, муниципальный архив, музей, библиотеку, научную организацию, включенную в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, с которыми прежний собственник заключил договор. Напомним, что договор о включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов, в нем указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

В-четвертых, в тексте закона изменено наименование контролирующего органа государственной власти в связи с передачей руководства деятельностью Федерального архивного агентства (Росархива) от Правительства Российской Федерации к Президенту Российской Федерации.

Вышеназванные изменения в Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" вступили в силу 18.06.2017.

В связи с вышеизложенным, информируем Вас также о том, что с 01.10.2017 в отношении документов архивного фонда, ввезенных на территорию Российской Федерации, подтверждающие документы для целей освобождения от налогообложения, должны выдаваться только Федеральным архивным агентством (Росархивом).

Данное заключение следует из текста Федерального закона от 18.06.2017 №121-ФЗ "О внесении изменений в статью 150 части второй Налогового кодекса Российской Федерации" (размещен на официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru 18.06.2017), который внес изменение в процедуру выдачи подтверждения федеральными органами исполнительной власти для предоставления в таможенные органы с целью освобождения от налогообложения.

По общему правилу, не подлежит налогообложению (освобождается от налогообложения) ввоз на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией культурных ценностей, приобретенных государственными или муниципальными учреждениями, культурных ценностей, полученных в дар государственными и муниципальными учреждениями культуры, государственными и муниципальными архивами, а также культурных ценностей, передаваемых в качестве дара учреждениям, отнесенным в соответствии с законодательством Российской Федерации к особо ценным объектам культурного и национального наследия народов Российской Федерации.

Однако данное положение применяется при условии представления в таможенные органы подтверждения. Если ранее Кодекс не детализировал, какие именно органы федеральной государственной власти выдают эти подтверждения и в отношении каких именно культурных ценностей, то в настоящее время закреплено, что в отношении документов архивного фонда подобные подтверждения должны выдаваться только федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства - Росархивом.

Исп. Бобракова Н.


Адрес материала в интернете: http://www.auditspb.ru/articles.html?id=6