Утверждены новые правила ведения трудовых книжек с 01.09.2021
Информируем о вступлении в силу с 01.09.2021 г. Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек" (далее – Порядок). Приказ был зарегистрирован в Минюсте России 01.06.2021 и размещен на Официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru 02.06.2021.
Утверждённый приказом Порядок ведения и хранения трудовых книжек придёт на смену Инструкции по заполнению трудовых книжек, введённой в действе Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В данную Инструкцию лишь единожды (в 2016 году) вносились изменения, и она уже не в полной мере отвечает тем изменениям трудового законодательства и практике, которые сложились спустя почти 18 лет после ее издания.
Рассмотрим, на наш взгляд, 5 ключевых изменений, которые нужно учитывать в работе с трудовыми книжками (на бумажном носителе) с 01 сентября 2021 года.
1. Утвержден новый бланк трудовой книжки. Но трудовые книжки нового образца вводятся в действие только с 01 января 2023 года, имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат, а те бланки трудовых книжек и бланки вкладышей, которые имеются у работодателей действительны и могут использоваться без ограничения срока (п. Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 "Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации").
2. Титульный лист трудовой книжки с 01.09.2021 г. нужно оформлять немного иначе:
2.1. Фамилию и имя следует перенести из паспорта, отчество заполнить только при его наличии.
2.2. Образование и специальность вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании. Согласно Федеральному закону от 29.12.2012 № 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" в трудовую книжку могут быть внесены записи об основном общем (аттестат) или среднем (аттестат) общем образовании, среднем профессиональном образовании (диплом о начальном или среднем профессиональном образовании), о высшем образовании – бакалавриате, высшем образовании – специалитете, о высшем образовании – магистратуре (диплом бакалавра, специалиста, магистра соответственно), высшем образовании – подготовке кадров высшей квалификации (диплом об окончании аспирантуры, адъюнктуры, ординатуры или ассистентуры-стажировки). Также следует еще раз отметить, что в графе "профессия, специальность" нельзя указывать квалификацию по диплому или должность работника: если в дипломе такого понятия как "профессия, специальность" нет, данная графа должна остывать незаполненной.
2.3. Подпись работодателя с введением новых правил не требуется проставлять разборчиво (ранее практикующие специалисты рекомендовали проставлять фамилию лица, ответственного за ведение трудовых книжек), теперь так делать больше не нужно. Но под реквизитом "подпись", который указан в нижней части титульного листа ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстата от 08.12.2016 г. № 2004-ст, понимает не только саму подпись, но должность лица, а также расшифровку подписи. Пока официальных разъяснении по данному вопросу нет, рекомендуем либо следовать п. 5.22 ГОСТ Р, или как раньше разборчиво писать фамилию лица, уполномоченного на оформление трудовых книжек в организации.
2.4. Печать работодателя на титульном листе проставляется при ее наличии (использование печати организации должно быть предусмотрено уставом). В целях избежание неясностей, почему печать организации не проставлена в трудовой книжке, при ее выдаче на руки можно приложить справку об отсутствии у работодателя печати со ссылкой на устав.
2.5. Дата оформления трудовой книжки. Положения нового Порядка повторяют норму ст. 66 ТК РФ о том, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Напомним также о том, что п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" (далее – Правила 2003 г.), определял срок для оформления трудовой книжки при принятии на работу впервые иначе: "Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу." Полагаем, что новое правило об оформлении трудовых книжек может стать объектом более пристального внимания проверяющих и может стать основанием для привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
3. Новые правила заполнения сведений о работе.
3.1. Разворотов для внесения записей о работе в новом бланке трудовой книжки станет на 4 больше (14 против 10). Напомним, зачастую сведения о работе вносились в раздел "Сведения о награждении", о чем контролирующие органы высказывались негативно. Так, на официальном Интернет-ресурсе Рострудинспекции (https://онлайнинспекция.рф/questions/view/137010) прямо указано: "Записи о приеме и переводе, внесенные в раздел "Сведения о награждении", необходимо признать недействительными, а правильные записи внести уже в раздел "Сведения о работе". То, что данный раздел в трудовой книжке работника уже закончился, служит основанием для заведения вкладыша в трудовую книжку."
3.2. С 01.09.2021 г. записи в трудовой книжке можно делать не только от руки (как и раньше пастой, краской, гелем черного, синего или фиолетового цветов), но и с использованием технических средств путем переноса красителей (принтера[1]) или в виде оттиска штампа (печати). При этом можно использовать штамп со стандартной записью (например, об увольнении по собственному желанию) или штампы с предзаполненной информацией (например, о приеме на работу), для чего Порядок предусматривает комбинированный способ заполнения сведений в трудовой книжке (п. 3 Порядка).
3.3. Совершение записей о работе получило более точную регламентацию. Так, нормативно закреплено, что записи об увольнении по основаниям, указанным в части 1 ст. 77 ТК РФ, нужно делать с указанием на нужный пункт части первой ст. 77 ТК РФ (п. 17 Порядка), а по основаниям ст. 81 ТК РФ – с указанием на соответствующий подпункт, пункт части первой ст. 81 ТК РФ. И в отличие от настоящего информационного сообщения, все записи в трудовую книжку должны вноситься без сокращений (п. 3 Порядка).
Напомним, что по общему правилу все записи в трудовой книжке производятся в хронологическом порядке. Новый Порядок (п. 11) сделал исключение – для записей о работе по совместительству: такие записи можно совершать блоками на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о прекращении данного трудового договора.
Новые правила предусмотрены и для записей о переводах. Точнее о временных переводах (записи о которых в трудовую книжку не вносятся), которые стали постоянными. В случае признания временного перевода постоянным, в трудовую книжку запись вносится "задним числом": в графе 2 (дата) указывается дата начала временного перевода, а в графе 4 (документы-основания) делается ссылка на 2 приказа – о временном и постоянном переводах (п.10 Порядка).
3.4. В отличие от Инструкции по заполнению трудовых книжек 2003 г., Порядок приводит только один пример записи об увольнении, который выражает позицию Минтруда относительно используемой терминологии: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". В этой связи, при оформлении трудовых книжек следует использовать именно такой оборот "Уволен(а)…", а не "Трудовой договор расторгнут…".
3.5. Все записи о работе в трудовую книжку вносятся не позднее 5 рабочих дней с даты кадрового события (за исключением записи об увольнении), что на практике может составлять более длительный срок, чем "недельный срок", указанный в п. 8 Правил 2003 г.
4. Учет и хранение трудовых книжек.
4.1. С 01.09.2021 г. сохраняется требование о ведении двух журналов (книг) – по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них и по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Напомним, первый журнал ведет кадровая служба организации, второй – бухгалтерия. Новый Порядок отменил обязательные формы таких журналов, утверждённые Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, и ввел правило о том, что работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Такие журналы (книги) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии). Требование о наличии сургучной печати, содержавшееся в п. 41 Правил 2003 г., в новом Порядке 2021 г. – отсутствует.
4.2. Выдача трудовой книжки на руки работнику, как и ранее, может производиться для оформления им пенсии (ст. 62 ТК РФ), при переходе "на электронную трудовую книжку" (ст. 66.1 ТК РФ), при увольнении (ст. 84.1 ТК РФ). Новые правила с 01.09.2021 г. предусматривают более лаконичную запись при избрании работником "электронной трудовой книжки": "Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации", а вот в графе 4 (документы-основания) вносится запись о дате заявления и номере его регистрации, что означает введение новой обязанности для работодателя – регистрировать такие заявления работников.
4.3. Исключено требование о том, чтобы при увольнении работник проставлял свою подпись под записями в трудовой книжке, произведенных работодателем (п. 36 Правил).
5. Дубликат и вкладыш.
5.1. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел "Сведения о работы" вносится запись об общем трудовом стаже работы, подтвержденном соответствующими документами. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем возвращаются их владельцу.
Работник вправе просить выдать ему дубликат трудовой книжки не только, например, в связи с ее утерей, но при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этом случае в дубликат переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации (прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) – работодателем по новому месту работы работника или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа.
5.2. Порядок выдачи вкладыша регламентирован разделом V Правил 2003 г. Порядок 2021 года уточнил положение о том, что надпись "Выдан вкладыш", с указанием серии и номера вкладыша, необходимо делать на титульном листе трудовой книжки, либо при отсутствии там места – на титульном листе первого вкладыша, а также исключил требование о том, что вкладыш вшивается в трудовую книжку, т.е. с 01.09.2021 он может быть прикреплен к трудовой книжке работника и другим способом (п. 32 Правил).
В завершение обращаем Ваше внимание на то, что принятые и вступающие в силу нормы Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек" в силу прямого указания данного приказа, действуют с 01.09.2021 г. по 01.09.2027 г.
[1] См. Письмо Минтруда России от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976.
Исп. Москаленко Л.